アルバイト採用を担当している方の中で、応募者を断る際にどうすればいいか?と悩む方も多いでしょう。

不採用通知というネガティブな内容も、丁寧に対応することで不採用者の印象が悪くなることを避ける事が可能です。

まず、不採用通知の前の問題なのですが、たまに人事担当者にいるのですが「応募者から辞退させよう」と考えている方がいます。

「不採用です」と言うのが苦手、言いたくないという理由から、このように考える人事担当者もいるのでしょう。

だからといってあれこれ口実をつけ、辞退してもらおうとすると、応募者の印象は悪くなりますし、悪いパターンではクレームなどに発展しとても手間のかかる事になってしまいます。

このような事が無いように、今回は不採用の人への適切な断り方についてご紹介します。

 

不採用を相手にどう伝えるか?

応募への結果通知書は、不採用でも連絡をするのが良いでしょう。

不採用時には連絡をしない。という対応を取っている企業も多いようですが、これは応募者からすると印象が良くありません。

また、応募者も結果が分からないと、次の仕事探しに進むことができないので、不採用であってもきちんと通知をしましょう。

 

不採用通知の適切なタイミング

では不採用通知をするタイミングはいつが良いのでしょうか?

それは、面接から1週間以内です。

募集期間や、応募人数、採用人数などで、状況は変わりますが、応募者に結果通知の目安の時期を伝えておきましょう。

 

不採用通知は丁寧に伝える

不採用の連絡は、結果のみ伝える企業も多いですが、それだと非常に素っ気ない印象になってしまいます。

応募への感謝の言葉もしっかりと伝えましょう。

また、できる限り「不採用」「不合格」という言葉は避ける事が望ましいでしょう。

 

不採用の連絡の仕方とポイント

不採用の通知の仕方としては、「電話」「メール」「郵送」の3パターンが考えられます。

 

電話の場合

社名・名前を名乗り、先日の面接の件で連絡した旨を伝えた上で、今話せる状況か確認しましょう。

その後、応募への感謝を伝えてから、不採用の旨を伝えましょう。

「残念ながら、今回は〇〇様のご希望に添えない結果となりました」という伝え方が基本となります。

注意点としては、「丁寧」「明確」に伝えましょう。

 

メールの場合

件名は不採用通知ではなく、選考結果のご連絡にしましょう。

「会社名」「担当者名」「応募者のフルネーム」を記載した上で、「応募への感謝」と「不採用である旨」を記載しましょう。

注意点としては、メールの場合はスマートフォンで見られる可能性が高い為、1文が長くならないように気を付けましょう。

 

郵送の場合

通知書を郵送する場合は、「タイトル(選考結果のご連絡)」「送付日」「会社名」「応募者フルネーム」「冒頭のあいさつ文」「不採用の旨」を記載しましょう。

また、通知書の郵送の際は、「今回の採用は見送らせていただくことになりました」など、直接的な言い方を避け、やんわりとした言い回しが良いでしょう。

 

不採用の人の履歴書は返却がベスト

不採用時の履歴書や、職務経歴書の管理についての法律は現状ありません。

ですので、企業に取り扱い方法は委ねられています。

応募者の印象が良い方法としては「返却」がベストでしょう。

 

返却

履歴書の返却は応募者としては安心できますし、印象としても良くなるでしょう。

不採用通知を送る際は、同封すると手間を省けます。

メールや電話で不採用通知をする場合は、いつ頃を目安に郵送する旨を伝えましょう。

また、やってはいけないのは「取りに来てください」です。

取にこなかった場合の対応まで考える必要があるので、やめましょう。

 

破棄

企業側で破棄をする場合は、速やかに行いましょう。また、応募者にも破棄をする旨伝えておく必要があります。

また、「どのタイミングで」「誰が」「どのように」破棄をするのか、破棄までの「保管方法」をルール化しておきましょう。

重要な個人情報ですので、しっかり管理をしましょう。

 

まとめ

最後にアルバイトの不採用時の対応をおさらいします。

  • 不採用通知は1週間以内に行う。通知方法は「電話」「メール」「郵送」
  • 不採用通知は結果だけを伝えるのではなく、応募の感謝と共に丁寧に行う
  • 履歴書は極力応募者へ返却する。破棄の場合はルールを決め速やかに行う

不採用の方も、今後お客様や取引先など関わる可能性があります。

また、今はネットの口コミなどもあり、対応次第では会社への不利益を被る場合も無くはありません。

丁寧、迅速に適切に対応を行いましょう。

 

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