不採用時に応募者の履歴書をどうしたらいいか?返却するもの?こっちで破棄していいの?などと悩んだことのある人事担当者も多いのではないでしょうか?

今回はそんな履歴書や職務経歴書の正しい取り扱いについてご紹介したいと思います。

 

履歴書の管理は法律上決まりが無い⁉

現在応募者の履歴書、職務経歴書などの取り扱いを定めた法律はありません。

ですので取り扱いは企業に委ねられており、企業ごとにルールを決める事になります。

ですが、履歴書・職務経歴書は重要な個人情報になりますので、しっかりとルールを決め情報流出、管理には最新の注意を払う必要があります。

具体的に「管理方法」や「管理期間」「管理担当者」、最終的に「破棄なのか返却なのか」という部分を決める必要があるでしょう。

 

返却が理想的

応募者の不安解消、クレームを避けるという点でも応募者に原本の返却をするのが理想的です。

「コピーは?」という点まで考え始めるとキリがありません。

しっかりと原本を返却する企業に大きな不信感を抱く人は少なく、むしろ好意的に取ってくれる人が多いでしょう。

一番スムーズな返却方法は、不採用通知を郵送する際に、履歴書の原本を同封するのが良いでしょう。

やってはいけないのは「取りに来てください」です。

それをすると取りに来なかった際の管理まで決める必要がありますし、不信感につながってしまします。

また、郵送時に注意すべきなのが「送った、送らない」「届いた、届いてない」というトラブルに繋がってしまいますので「書留」などの記録の残る手段をオススメします。

 

このように返却は「応募者の目線」では理想的ですが、「企業目線」で見ると手間とお金がかかります。

ですが、「応募者対応」としては理想的でしょう。

 

破棄する場合はルールを整備する

破棄する場合はシュレッターか一般的な処理だとは思いますが、「どのタイミングで」「誰が」など詳細のルール、マニュアルを整備しておく必要があります。

 

破棄までの保管方法

破棄まで一定期間保管をする場合は、保管方法もルール化しましょう。

他の人が見れないよう、採用担当者だけが使える鍵の掛かる保管場所を用意しましょう。

できれば自分のデスクの引きだしに鍵を掛けて保管が良いでしょう。

 

破棄をする時期

不採用が決まった際はすぐに破棄する事が望ましいです。

一定期間保管をした後に破棄をするという場合は、最低限の期間を決め◯◯日くらいなどの設定はやめ、〇〇日・◯週間などと破棄日が正確に分かる設定をしましょう。

 

破棄をする方法

もちろんですが、ごみ箱にそのまま捨てるのはもってのほかです。

破棄の手順もきちんとルール化しましょう。

一般的にはシュレッターだと思いますが、他にも専門の業者に頼むという方法もあります。

 

破棄をする担当者を決める

破棄をする担当者を決めておくことも重要なポイントになります。

ここで注意点は「AさんかBさん」というふうに複数人の担当者を決める事はオススメしません。

誰が破棄したかわからなくなってしまいますし、個人情報を何人もで見れる環境というのも問題があります。

 

破棄をする場合の応募者への伝え方

破棄をする場合は求人広告に【履歴書の返却はできない。破棄をする】という事を記載しておくのが理想的です。

また、不採用通知を送る際にも破棄をする旨伝えましょう。

ここで手を抜くと、「履歴書が帰ってこない」などの不要なクレームを生む原因になってしまいます。

求人広告に書いていたとしても「時間が経って忘れている」「求人広告を見た際にきずかなかった」という可能性も考慮しましょう。

また、面接をした応募者に関しては面接時に「破棄する」旨と「保管期間」「破棄方法」を直接伝えておくのも良いでしょう。

 

まとめ

履歴書・職務経歴書は個人情報が詰まっています。もし流出や所在が分からない、という事になると大問題になり、会社に損害を与える可能性もあります。

きちんとルール・マニュアルを整備し対応を行う事が大事なポイントです。

履歴書は出来る限り応募者へ返却をする事が望ましく、個人情報に関わるトラブルのリスクも軽減する事が可能となります。

企業側で破棄をする場合は「破棄までの保管方法」「保管期間」「破棄の方法」「破棄をする担当者」「破棄する事を応募者に伝える手段」をルール・マニュアル化しましょう。